Flexwerkplekken zonder booking-systeem is een experiment dat we niet aanraden. Binnen 4 weken claimt iedereen z’n favoriete plek, ontstaan schaduw-vaste-plekken en is hot-desking dood. Een goed booking-systeem voorkomt dat — maar welke kies je?
In dit artikel: vijf opties die wij in de praktijk inrichten, met prijzen, voor wie ze passen en de drie criteria die echt belangrijk zijn voor jouw beslissing.
Top 5 booking-systemen voor flexwerkplekken:
- Robin — premium, beste UX, ~€4-€6 per gebruiker/mnd.
- Joan — krachtig + hardware (deur-displays), ~€3-€5/user.
- Skedda — eenvoudig, goedkoop, ~€2-€3/user.
- Microsoft Bookings (deel van M365) — gratis als je M365 hebt.
- Envoy — combineert visitor + desk booking, ~€3-€6/user.
Robin
De Mercedes onder de booking-systemen. Mooie app, vloerplattegrond visueel, integraties met Slack/Outlook/Teams. ~€4-€6 per user/mnd.
- Past bij: teams 30-200, premium-georiënteerd.
- Niet voor: teams <15 (overkill).
Joan
Sloveense speler. Combineert software + hardware (kleine displays bij deuren/bureaus). Sterk voor vergaderzalen + flex-bureaus. ~€3-€5 per user/mnd + hardware-investering eenmalig.
- Past bij: teams met veel vergaderzalen waar visuele signage helpt.
- Niet voor: teams die alleen via app willen werken.
Wij helpen met implementatie + setup
Vaak helpen we bij de inrichting + booking-systeem keuze + setup. Plan een gesprek waarin we beide samen optimaliseren.
Skedda
Australisch, simpel, betaalbaar. Geen flashy features maar het werkt. ~€2-€3 per user/mnd. Ideaal voor MKB die net begint met hot-desking. Combineert prima met onze hot-desking checklist voor MKB.
Microsoft Bookings (M365)
Als je al M365 hebt: gratis. Functioneel beperkt — geen vloerplattegrond, geen advanced rules — maar voor teams die nog niet veel verwachten prima.
- Past bij: teams die starten + M365 hebben.
- Niet voor: teams die visueel willen kunnen kiezen op vloerplattegrond.
Envoy
Combineert visitor management (gasten registreren) + desk booking. ~€3-€6 per user/mnd. Goed voor kantoren met veel klantbezoek.
De 3 beslissingscriteria
- Team-grootte: <15 → Bookings/Skedda. 15-50 → Skedda/Joan. 50+ → Robin/Joan/Envoy.
- Hardware-wens: deur-displays gewenst? → Joan. App-only? → Robin/Skedda.
- Visitor management nodig? → Envoy combineert beide.
We begonnen met Microsoft Bookings (gratis bij M365). Werkte 6 maanden prima. Toen we naar 35 mensen groeiden zijn we overgestapt op Skedda — €70/mnd voor het hele team, klaar.
Esther de Boer · Office Manager, agency 35 mensen
Booking-systeem is één onderdeel van een geslaagd flex-werkplek programma. Lees ook ABW voor MKB of de bredere pillar Werkplekken & indeling.
Flexwerkplekken als volgend project?
Drie manieren — kies wat het prettigst voelt. Allemaal vrijblijvend.