Mailroom of post-hoek, klein maar belangrijk in de workflow

Sinds e-mail en factuur-portals algemeen werden, kreeg de postruimte het stempel verouderd. Toch komen er per dag op een gemiddeld MKB-kantoor met 40 medewerkers nog 35 tot 70 fysieke poststukken binnen, en gaan er 15 tot 40 uit. Tel daar pakketten van Amazon, demoproducten van leveranciers, monsters, marketingmaterialen en retouren bij op. Een goed ingerichte mailroom of post-hoek voorkomt rommel op het bureau van de receptioniste, stapels op de keukentafel en pakketten die zoek zijn. In dit artikel concrete maten en de logica achter een werkende post-workflow.

Hoeveel ruimte heeft u nodig, post-hoek of complete mailroom

De keuze tussen een post-hoek (4 tot 6 m²) en een volwaardige mailroom (10 tot 18 m²) hangt af van uw volume en organisatiestructuur. Onze richtlijnen, gebaseerd op opmetingen in tientallen kantoren:

• Tot 25 medewerkers, post-hoek in een nis of bij de receptie. 4 m² met werkblad 120 bij 70 cm, sorteervakken voor 5 afdelingen, pakketrek 60 bij 40 cm.
• 26 tot 75 medewerkers, half-afgesloten mailroom van 8 tot 12 m², met aparte zone voor binnenkomende en uitgaande post, postvakkenwand van 24 tot 50 vakken.
• Boven 75 medewerkers, volwaardige mailroom 15 tot 22 m², dichte deur, frankeermachine, weegschaal tot 30 kg, pakketrekken voor 40 tot 80 pakketten tegelijk, bureau voor de mailroom-medewerker.
• Postvakken individueel 6 bij 8 cm voor brieven, of 25 bij 35 cm voor A4-enveloppen en dossiers. Dichtheid: 80 individuele postvakken op 1 strekkende meter wand.
• Pakketrek met 4 niveaus, plankdiepte 50 cm, voor pakketten tot 40 bij 50 cm. Reken op 1 strekkende meter rek per 20 medewerkers.

De voorruimte (toegang voor PostNL of DHL) telt vaak niet mee in de mailroom zelf, maar moet wel gepland zijn. Een koerier die met 30 pakketten 50 meter door het kantoor moet lopen om bij de mailroom te komen, levert geluidsoverlast en irritatie.

Werkblad, sorteren en uitgaande post

Het werkblad in een mailroom doet meer dan u denkt. Sorteren, openmaken, scannen, frankeren, inpakken van retouren, etiketten plakken. De afmetingen die dat soepel maken:

• Werkbladhoogte 90 cm, staand werken voorkomt rugklachten bij langer sorteren. Op zithoogte (75 cm) wordt sorteren als zwaar ervaren.
• Werkbladdiepte 70 cm, breedte minimaal 160 cm voor twee zones (sorteren en frankeren) naast elkaar.
• Weegschaal 0 tot 30 kg precisie 5 gram, ingebouwd of vlak naast frankeermachine. Voorkomt 2 of 3 cent toeslag per pakket dat niet exact gewogen is.
• Etikettenprinter thermisch, geen losse inktcartridge nodig. Capaciteit 500 etiketten per rol, 4 seconden per etiket.
• Snijmat A2 60 bij 45 cm, voor het openen van dozen zonder de inhoud te beschadigen.
• Stoorruimte voor verpakking, plankvak 60 bij 40 bij 25 cm voor luchtkussenfolie, opvulchips en gerecycled papier. Te krap betekent stapels op de grond.
• Stortbox voor lege dozen direct naast de mailroom, geen lege karton in de mailroom zelf. Anders ziet de hele ruimte er na 1 uur uit als achterkant supermarkt.

Beveiliging, ergonomie en flow naar de afdelingen

De mailroom is een kruispunt. Pakketten gaan erin, post komt eruit, mensen lopen erlangs. Drie aspecten die wij altijd in het ontwerp meenemen:

• Camera in de mailroom, met opname 14 dagen. Voorkomt discussie over wel of niet aangekomen pakketten, en is bij sommige verzekeringen verplicht.
• Toegang met pasje voor de mailroom zelf, niet voor de receptie. Beperkt wie aan welke pakketten kan, vooral relevant bij dure productmonsters of repatriaten van klanten.
• Vloer in gladde vinyl of geveegd beton, geen tapijt. Een gemorste flesje schoonmaakmiddel of vetvlek uit een pakket eet zich in 5 minuten in een tapijttegel.
• Verlichting 500 lux op het werkblad, voor het lezen van adresetiketten en streepjescodes. Gemiddelde gangverlichting (200 lux) is te weinig.
• Postnotificatie automatisch, via een scan-systeem dat de ontvanger e-mailt zodra er een pakket is. Voorkomt dat de mailroom-medewerker de hele dag pakketten door het pand sjouwt.
• Vaste loop-route met karretje, 1 of 2 rondes per dag (10:30 en 14:30 uur). Concentreert de uitlevering en geeft de mailroom-medewerker rustige uren voor sorteren en uitgaande post.
• Brandwerende kluis voor waardevolle post, advocatenkantoren met verzegelde enveloppen of getuigenverklaringen die niet door iedereen gezien mogen worden.

De mailroom is geen prestige-ruimte, maar onderschat de impact niet. Een kantoor waar post zwerft, pakketten op directiebureaus belanden en uitgaande post om 17:00 nog niet gefrankeerd is, voelt rommelig op een manier die niemand kan uitleggen. Een strak ingerichte post-hoek van 4 m² lost dat op voor minder dan 4.500 euro. Een complete mailroom van 15 m² met frankeermachine, postvakkenwand en pakketrek ligt tussen 14.000 en 24.000 euro, afhankelijk van uitstraling en materiaal.

Lees verder: pillar Werkplekken of de koffiehoek als sociale magneet.