Voordat je begint met hot-desking, Activity-Based Working of m²-rationalisatie moet je één getal kennen: je aanwezigheidspercentage. Dat is het percentage van de tijd dat een werkplek daadwerkelijk gebruikt wordt. In de meeste Nederlandse kantoren ligt dat in 2026 tussen 35-65% — vaak veel lager dan management denkt.
In dit artikel: drie meet-methodes (van gratis tot professioneel), de exacte formule, hoe je het correct interpreteert, en de drie valkuilen die je niet wil maken.
Aanwezigheidspercentage in 3 stappen:
- Meet 4 weken lang op vaste tijden (3x per dag).
- Formule: (totale persoondagen aanwezig) ÷ (medewerkers × werkdagen) × 100%.
- Vuistregel: <60% → hot-desking interessant. 60-80% → grijs. >80% → vaste plekken.
- Niet alleen totaal: meet ook piek-uren (di/wo/do) afzonderlijk.
Methode 1: Handmatig tellen (gratis)
Eenvoudigste aanpak: 4 weken lang, drie keer per dag (09:30, 13:00, 16:00) tel je hoeveel werkplekken bezet zijn. Pen + papier, of een gedeelde spreadsheet. Doe dit op een willekeurige steekproef-dag per week (di of wo voor piek).
- Voordeel: gratis, geen privacy-zorgen.
- Nadeel: arbeidsintensief, vaak inconsistent.
Methode 2: Badge-data uit pasjessysteem
Als je een toegangspasjes-systeem hebt: vraag de logs op. Niet 100% accuraat (mensen die met collega’s binnenkomen tellen niet), maar geeft snel een ruwe schatting.
Heb je data? Wij maken het inrichtings-plan
Op basis van jouw aanwezigheids-cijfers maken we een passend inrichtings-voorstel. We doen de meting niet zelf — daar zijn specialisten voor. Onze focus: het kantoor erna goed inrichten.
Methode 3: Sensoren (door specialist)
Onopvallende sensoren onder elk bureau, IR-detectie. Continu meten gedurende 2-4 weken. Levert de meest accurate data op — vooral nuttig boven 30 medewerkers. Hier zijn gespecialiseerde bureaus voor (bv. VergaderHub, Spaceti, Worksensing) die dit als dienst aanbieden.
- Voordeel: objectief, 24/7, exact per bureau.
- Nadeel: kost €1.000-€3.000 voor 2-4 weken meting.
De formule
Aanwezigheidspercentage = (Totale persoondagen aanwezig) ÷ (Totale medewerkers × Werkdagen in meetperiode) × 100%
Voorbeeld: 30 medewerkers × 20 werkdagen = 600 persoondagen mogelijk. Gemeten: 360 persoondagen daadwerkelijk aanwezig. → 360÷600 = 60% aanwezigheid.
Interpretatie — wat doe je met het getal?
- <50%: agressief hot-desken — kan 30-40% m² besparen. Lees onze hot-desking gids.
- 50-65%: ABW of hot-desking met buffer. Goede sweet-spot voor Activity-Based Working.
- 65-80%: grijs gebied. Hangt af van team-cultuur en piek-pieken.
- >80%: hou vaste plekken. Hot-desking kost meer dan het bespaart.
3 valkuilen bij interpretatie
- Alleen gemiddelde gebruiken. Een gemiddelde van 60% kan piek 95% (dinsdag) en dal 25% (vrijdag) verbergen. Plan op piek + 10% buffer.
- Te korte meting. 1 week is niet representatief — vakanties, ziekte, klantbezoek beïnvloeden. Minimum 4 weken.
- Geen rekening met groei. 60% nu + 20% groei verwacht in 12 maanden = plan voor 72%, niet 60%.
We dachten 70% aanwezig. Eigen handmatige meting wees uit: 47%. Dat veranderde ons hele plan. We zijn naar ABW gegaan en bespaarden 28% op m² — €58k per jaar.
Caroline Hesp · Facility Manager, scaleup Eindhoven
Aanwezigheidspercentage is de basis voor alle keuzes over booking-systemen, hot-desking en ABW. Voor breder beeld: pillar Werkplekken & indeling.
Inrichting na bezettingsdata?
Drie manieren — kies wat het prettigst voelt. Allemaal vrijblijvend.