De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht sinds 2024 grote Nederlandse bedrijven en sinds 2026 de bredere groep middelgrote bedrijven om verifieerbare data over hun kantooroperatie aan te leveren. In 25 jaar inrichtingsprojecten zien wij dat 80 procent van de inrichtingsdocumentatie niet aansluit op ESRS-formats. Dit artikel geeft de concrete documentatie-eisen per ESRS-onderdeel en de drie meest gemiste data-punten.
De ESRS-onderdelen die uw inrichting raken
De European Sustainability Reporting Standards (ESRS) zijn de uitvoeringsregels van de CSRD. Drie standaarden zijn relevant voor uw kantoorinrichting:
- ESRS E1 (Klimaatverandering), Scope 3 emissies van inkoop. Voor inrichting betekent dit CO2-footprint per inrichtingsobject, materiaal-afkomst en transportafstand. Eenheid is kg CO2-equivalent per item, gerapporteerd over geheel boekjaar.
- ESRS E5 (Hulpbronnengebruik en circulaire economie), percentage gerecycled materiaal in nieuwe inrichting, hoeveelheid afgevoerd meubilair (kg) met bestemming (hergebruik, recycling, verbranding), en verlengingscijfers van product-levensduur door reparatie.
- ESRS S1 (Eigen werknemers), gezondheid en veiligheid op werkvloer. Hier vallen ergonomie van werkplekken (NEN-EN 1335), luchtkwaliteit (NEN-EN 16798), verlichting (EN-12464-1) en akoestische werkbelasting (NEN-EN ISO 3382-3) onder.
Voor middelgrote bedrijven (250 plus medewerkers, 50 miljoen euro omzet, 25 miljoen euro balanstotaal) is rapportage verplicht vanaf boekjaar 2025 met publicatie in 2026. Voor de uitgestelde groep met 50 tot 250 medewerkers schuift dit door naar boekjaar 2026 met publicatie in 2027, mits de Europese aanpassing van september 2025 van kracht blijft.
De drie meest gemiste data-punten
In 25 jaar zien wij dat inrichtingstrajecten administratief niet aansluiten op accountancy-eisen. Drie data-punten die vrijwel altijd ontbreken in standaard offertes en facturen:
- Per-item CO2-footprint met EPD-onderbouwing, een Environmental Product Declaration (EPD) volgens EN 15804 onderbouwt de kg CO2 per object. Een Ahrend bureaustoel scoort bijvoorbeeld 78 kg CO2-eq, een Vepa bureau 45 tot 65 kg afhankelijk van materiaal. Zonder EPD moet u rekenen met sector-gemiddelden die 25 tot 40 procent hoger uitvallen.
- Recycled content percentage per materiaalstroom, ESRS E5 vereist uitsplitsing in staal (typisch 40 tot 95 procent gerecycled), aluminium (35 tot 75 procent), kunststof (15 tot 50 procent) en textiel (8 tot 35 procent). Leveranciersfacturen tonen dit zelden zonder expliciete uitvraag in het bestek.
- Bestemmingsbewijs afgevoerd meubilair, sociale herplaatsing en recycling moeten worden onderbouwd met een end-of-life certificaat van een gecertificeerde verwerker (LMA-meldnummer). Standaardafvoer naar het milieuplein geeft geen verifieerbare data en valt automatisch in de categorie onbekend.
EPD plus end-of-life standaard meegeleverd
Wij leveren bij elk project een dossier met EPD-onderbouwing per item, recycled-content per materiaalstroom en end-of-life certificaten met LMA-meldnummer. Direct verwerkbaar in uw ESRS-rapportage.
Concrete getallen voor uw rapportage
Wat documenteert u uiteindelijk in uw jaarverslag? Voor een typisch nieuwbouw-traject van 200 m² met 20 werkplekken zien de ESRS-uitvoer-cijfers er als volgt uit, op basis van onze project-rapportages uit 2024 tot 2026:
- Totaal Scope 3 emissies inrichting, 2.150 tot 3.450 kg CO2-eq, afhankelijk van materiaalkeuze en transportafstand.
- Per werkplek footprint nieuw, 95 tot 175 kg CO2-eq.
- Vermeden emissies door circulaire keuzes (refurbished plus herplaatst), 1.250 tot 2.100 kg CO2-eq besparing.
- Recycled content gemiddeld over hele inrichting, 38 tot 62 procent, mits geadviseerd op duurzame leveranciers.
- Bio-based materiaal aandeel, 8 tot 22 procent, vooral in akoestiek (PET-vilt uit gerecyclede flessen) en stoffen (wol, hennep).
- Levensduur garantie meubilair, 5 tot 10 jaar volledig, 12 tot 15 jaar met onderhoudsservice.
- Hergebruik bij ontmanteling over 10 jaar, verwacht 45 tot 70 procent mits modulair ontworpen.
Voor ESRS S1 (werknemers) documenteert u: aantal werkplekken conform NEN-EN 1335 ergonomie-norm, gemiddelde lux-waarde per werkplek (target 500 lux), gemiddelde CO2-concentratie tijdens werkuren (target onder 1.200 ppm), en gemeten nagalmtijd in vergaderruimtes (target onder 0,6 seconde). Een meetrapport van de oplevering is hiervoor het bewijs, met jaarlijkse hermeting voor blijvende compliance.
Lees verder: pillar Kantoorinrichting of Tijdlijn van eerste idee tot oplevering.
ESG-rapportage zonder kopzorgen
Wij leveren bij elk inrichtingsproject de dossierstukken die uw accountant nodig heeft.